Entrevista para la revista Emprendedores

Entrevista revista Emprendedores

¿Qué tipo de software necesita un emprendedor para ser más efectivo?

Lo primero que debemos tener en cuenta es que el software no es una solución, es una herramienta. Y como toda herramienta siempre es buena para algunas funciones pero no para todo. Así que debemos tratar de encontrar buenas soluciones específicas para cada una de nuestras necesidades.

No debemos caer en el error de usar decenas de aplicaciones, es mejor usar pocas pero muy productivas y conocerlas muy bien. Aplica el lema de “menos es más”, ya que en el software es muy beneficioso.

Hay que diferenciar entre  software de gestión (también llamado ERP), que usaremos para nuestra gestión interna como la realización de presupuestos, pedidos, facturas, contabilidad…  y el propio de la actividad del emprendedor, es decir, en función de la actividad será necesario software específico para facilitar las tareas propias como pueda ser software CAD para arquitectos, software de diseño para diseñadores, plataformas de desarrollo para programadores….

La única premisa que debería cumplir cualquier software es que sea en cloud. Hoy en día la mejor opción en cuanto a costes y sobre todo, tranquilidad para el emprendedor es usar software en la nube (cloud) lo que nos permitirá reducir costes y disponer de tiempo para centrarnos en las tareas específicas de nuestra empresa.

¿Cuáles serían los más indicados para un emprendedor en estas categorías?

General u ofimático

• Solución en cloud como Google Drive u Office 365.

CRM

• Cualquier solución que se ajuste por funcionalidad y presupuesto pero que se ejecute en la nube. Por ejemplo SumaCRM o VenzoCRM.

Trabajo en remoto

• Si trabajamos en la nube no hace falta ninguno especial.
• Para desarrollo de aplicaciones, Velneo para soluciones multiplataforma o Azure para tecnologías Microsoft.

Trabajo en equipo

• Para ámbito empresarial como compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y ficheros en general, la mejor solución es Google Apps.
• Para compartir código un repositorio como Github.

Gestión

• Cualquier solución que se ajuste por funcionalidad y presupuesto pero que se ejecute en la nube como Hola Software, FactuSol, Sage One, Zoho.

Contabilidad

• Cualquier solución que se ajuste por funcionalidad y presupuesto pero que se ejecute en la nube. Por ejemplo ContaMoney, Hola Software, ContaSimple y Sage One.

Analítica web

• Google Analytics.

Pagos

• PayPal.

Videoconferencias, seminarios, chats

• Gratuitas como Skype, Hangout.
• De pago como GotoMeeting y GotoWebinar.

Grabación de vídeos, tutoriales…

• En Windows, de pago Camtasia, gratuito.
• En macOS, de pago ScreenFlow, gratuito QuickTime.

Documentación online para clientes

• De pago GitBook.
• Gratuita cualquiera de los servicios de disco en cloud.

Presentaciones

En Windows PowerPoint.
• En macOS Keynote.
• En la nube Google Presentations y PowerPoint en Office 365.

Gestión de proyectos en un marco ágil

• Gratuita Trello.
• De pago JIRA.

Plataforma de contenido en Web

• WordPress.
• Dónde desplegar tu web con WordPress SiteGround.

¿Hay diferencias entre el software que necesita un emprendedor off line que uno on line?

Sí. El off-line está mucho más limitado y solo puede usar opciones sin conexión a Internet lo que limita bastante su capacidad de compartir información, y le obliga a gestionar con rigurosidad las copias de seguridad de su sistema.

¿Si las hay, cuáles serían más recomendables para cada caso?

En cloud el proveedor se encarga de tener copias de seguridad de toda la información que subimos, por eso es recomendable trabajar con proveedores serios, apostar por lo gratuito o muy barato puede ser una solución muy cara cuando tienes  un problema. Por eso siempre trabajamos con Google, Microsoft, Amazon. Si quieres hacer copias en la nube un servicio interesante es Google Backup and Sync.

En local debemos ocuparnos de las copias usando un software de calidad que nos permite tenerlas programadas para que no dependa de que nos acordemos de hacerlas periódicamente. Cobian Backup. En macOS tienes a nivel de sistema operativo Time Machine que es una opción gratuita y muy cómoda, también hay opciones de pago como SuperDuper!

¿Qué criterios seguir para escoger el software más adecuado?

1. Qué funcione en la nube. Poder usarla desde cualquier lugar y dispositivo no tiene precio.
2. Pago por uso, lo gratuito o se paga de otra forma o te sale caro. Podemos encontrar opciones económicamente válidas para cualquier tamaño de negocio.
3. Que disponga de mantenimiento correctivo y evolutivo. Las herramientas que se quedan obsoletas son un gran problema cuando tiene que migrar a otra solución.
4. La palabra integración es clave. Cualquier software que elijas debe permitir importar y exportar toda la información así como integrarse de forma directa con aplicaciones relacionadas, por ejemplo en productividad poder convertir un email en una tarea, etc.

¿Qué errores evitar en la selección del software?

1. Creer que lo gratuito es la mejor opción. Eso no significa que no haya grandes aplicaciones gratuitas como por ejemplo Keynote en macOS, pero si no existe no invirtamos nuestras horas en usar un software gratuito por no pagar una pequeña cantidad de dinero que es probablemente mucho más económico que las horas que tenemos que dedicar para configurar o usar un software gratuito.
2. Poder probarlo antes de comprarlo. La mayoría de las aplicaciones permiten probarlo durante unos días o hasta llegar a un determinado uso.
3. Usar un software sin hacer formación. Para poder sacar el máximo partido de cualquier software es necesario conocerlo. Invertir unas horas en formación es mucho más rentable que usarlo mal.
4. No es conveniente probar una lista de aplicaciones, es mejor hacer una selección previa más profunda hasta dejar un máximo de 3 candidatos.
5. No empieces a un software por una característica que han anunciado pero que todavía no tiene, porque es fácil que se retrase, que no salga, o que cuando salga no cumpla tus expectativas. Espera siempre a probarla para estar convencido.