Cómo abordar proyectos estratégicos con éxito

Introducción

Una problemática recurrente en casi cualquier empresa, por lo que hablo con amigos y conocidos, es encontrar la forma de avanzar en proyectos que se consideren estratégicos.

Frases típicas:

• Es que el día a día me come.
• No tengo tiempo.
• Tengo mucho trabajo.
• Afecta a varios departamentos y no nos ponemos de acuerdo.
• Me surgió algo urgente.
• Eso puede esperar.
• Etc.

Lo mismo que pasaba en Velneo hasta hace no muchos años, hemos ido iterando buscando formas de “forzarnos” a avanzar en ese tipo de proyectos, de alguna forma obligarnos a destinar una parte de nuestro tiempo y esfuerzo a aquello que consideramos importante para el futuro de Velneo.

Buscar los espacios y los tiempos que nos permitan trabajar a medio y largo plazo.

Un ejemplo muy claro pueden ser los compañero de soporte. Su principal tarea es responder a las consultas de los clientes, que entran durante todo el día. ¿Cómo hacemos para que puedan destinar parte de su tiempo a proyectos que aporten valor a largo plazo como fue en su día la migración a una nueva herramienta y adaptación con ejemplos de toda la documentación técnica de Velneo o la participación en la creación del curso de Velneo en campusMVP?

Esto se basa en nuestra experiencia en Velneo, no pretende ser una lección para nadie. La cultura es clave para que funcione, de trabajo en equipo, de respeto, de participación, de aportación de ideas, de escucha… Es nuestro proceso, si alguien puede encontrar alguna idea a aplicar y le funciona, ya valió la pena este podcast.

Problema nº 1: ¿Qué son los proyectos estratégicos?

En Velneo consideramos proyecto estratégico cualquier iniciativa, de cualquier departamento  (comercial, desarrollo, soporte…) de la empresa, que cumpla las siguientes características:

• Estar alineado con los valores o estrategia de la compañía, los que sean.
• Dedicación mínima de 150 horas de trabajo.
• Implicar la participación de varias personas para su desarrollo, normalmente requieren la colaboración de personal de diferentes áreas o departamentos.

Algunos ejemplos para hacernos una idea de proyectos reales que hemos llevado a cabo en los últimos años con estas características:

• Sustitución de la tienda web de Velneo.
  • Investigación, pruebas y selección de proveedor tecnológico (Prestashop, WooCommerce…).
  • Integración con el ERP.
  • Integración con pasarela de pago.

• Creación de curso online de Velneo en campusMVP.
  • Elaboración de todo el contenido teórico (texto).
  • Elaboración de todo el contenido práctico (vídeos).
  • Negociación de condiciones con plataforma de formación.
  • Definición de políticas comerciales en relación al curso.

• Gráficos nativos.
  • Desarrollo e integración en la plataforma.
  • Pruebas y documentación.
  • Elaboración de ejemplos e integración en vERP.

Problema nº 2: ¿Cómo elegir los proyectos a llevar a cabo?

Este es uno de los grandes retos. Miles de ideas de todos los departamentos.

En Velneo escogemos proyectos 2 veces al año, con cada iteración semestral, haciendo coincidir el final de la iteración con la salida de la versión.

¿Como lo hacemos en Velneo?

1. El responsable de producto, en este caso Jesús, habla con todo el mundo para recopilar ideas para proyectos, revisa el foro de ideas, PRELISTA DE PROYECTOS.
2. En coordinación filtramos los proyectos que cumplen las características mencionadas anteriormente y se priorizan en base a importancia y esfuerzo necesario, para al final dejar una lista de 5 ó 6 proyectos candidatos por cada departamento.
3. Elaboramos un documento explicando en qué consisten los proyectos candidatos y se realiza una reunión donde participamos todos los trabajadores de Velneo para explicar los proyectos y resolver las dudas que puedan surgir.
4. Ya estamos todos en condiciones de votar aquellos proyectos que se van a abordar durante los próximos 6 meses. Se envía formulario y todos los votos pesan lo mismo.
5. Se escogen los dos proyectos más votados para cada departamento.
6. Se elaboran equipos de 3 personas, preferiblemente de diferentes departamentos. Visión global del proyecto. El ejemplo típico puede ser un proyecto de desarrollo de una nueva funcionalidad que además requiere de pruebas y documentación y una estrategia de comercialización. Sería ideal que el equipo estuviese formado por alguien del dpto de desarrollo, alguien del dpto de Éxito de clientes y alguien del dpto comercial. Procuramos confirmar con cada uno que está a gusto en el proyecto que le ha tocado y se hacen ajustes si hace falta. Nombramos siempre a uno de los miembros como LÍDER, responsable principal de que se ejecute el proceso adecuadamente, planificar las reuniones, asignar las tareas, etc… Cualquiera puede ser líder.

Problema nº 3: ¿Por dónde empezamos?

Una vez escogidos los proyectos a abordar durante la iteración vamos a empezar por una primera reunión llamada Inception, un concepto relacionado con el desarrollo ágil.

Esta reunión es básica para que el proyecto arranque con buen pie y su finalidad principal es centrar las expectativas de todas las partes. En esta reunión deben participar los miembros del equipo del proyecto y cualquier otra persona que tenga interés en el mismo y quiera aportar su punto de vista o sus expectativas.

De forma resumida, al final de la reunión de inception debe quedar claro y consensuado lo siguiente:

• Motivación del proyecto
  • ¿Por qué lo vamos a hacer?
  • A quién va dirigido? Clientes? Potenciales clientes?
  • ¿Qué va a aportar de valor a Velneo, a los clientes, a la organización?
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019: Para celebrar los 10 años de la salida de la primera versión y fidelizar clientes, evento presencial para estar cerca de ellos y con ponencias de desarrolladores de Velneo que muestren lo que se puede llegar a hacer con nuestra plataforma. Y además con comida y cena incluidas que fomenten también el networking, el buen ambiente y la colaboración entre nuestros clientes.

• La lista de los NO.
  • Centrar expectativas y alcance.
  • Tan importante como lo que SÍ se va a hacer. Hay que dejar claro lo que no se va a hacer, en que NO consiste el proyecto. Nos permite definir el marco de actuación para concentrar los esfuerzos en aquello que aporte más valor.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019:
    • No será un evento para potenciales clientes.
    • No será más de una jornada

• Personas con las que se va a interactuar.
  • Se trata de definir aquellos agentes externos con los que vamos a tener que trabajar para el proyecto. Pueden ser colaboradores, clientes, proveedores, etc…
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019
    • Suscriptores de Velneo.
    • Fotógrafo.
    • Local del evento.
    • Restaurantes.

• Qué nos quita el sueño:
  • En este apartado se recogen los aspectos que cada uno entiende que pueden poner en riesgo el éxito del proyecto o dificultar su desarrollo.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft.
    • Que no consigamos suficientes asistentes.
    • Que la calidad de las ponencias no sea la esperada.

• Tiempo de dedicación, equipo y coste.
  • En este apartado, para finalizar, nombraremos a todas las personas que deberían participar en el proyecto, con su dedicación estimada, de forma que podamos calcular un coste estimado del proyecto y para que las personas implicadas lo tengan en cuenta de cara a su planificación del semestre. En muchas ocasiones no solo los miembros del equipo del proyecto tienen que destinar esfuerzos al mismo, sino que se requiere la participación de otros compañeros.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019.
    • Participación de un diseñador para elaborar acreditaciones y diseñar elementos del merchandising que se entregará a los asistentes al evento.
  • También se deberá indicar si es necesario para el proyecto la contratación de proveedores o colaboradores y el coste estimado.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019.
    • Local para evento, fotógrafo o restaurantes, entre otros.

Ya tenemos todo lo necesario para arrancar el proyecto.

Problema nº 4: ¿Cómo hacemos el seguimiento del proyecto?

Ahora viene lo más complicado, hemos decidido cuales son los proyectos a abordar, y los recursos teóricos a destinar para llevarlos a cabo.

Hay que ponerse manos a la obra y avanzar sin pausa para que el proyecto sea un éxito.

El primer compromiso que asumimos es la “Reunión semanal de seguimiento”,, máximo de media hora (nosotros las hacemos los viernes), donde los miembros del equipo del proyecto además de responsable de producto y en el caso de Velneo también con mi participación, tendrán que ir revisando y documentando el avance, y decidiendo.

En Velneo usamos como herramienta de ofimática Google Drive desde hace muchos años. La ventaja principal es que facilita la colaboración al estar en cloud y permitir que varios usuarios puedan editar simultáneamente el mismo documento. Para cada proyecto se crea un único documento de seguimiento con los siguientes apartados:

• Indicador y objetivo del proyecto.
  • ¿Cómo vamos a medir si ha sido un éxito o no? Se trata de definir un indicador numérico, que se pueda medir, y fijar un objetivo consensuado que nos permita contrastar si lo hemos hecho bien.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019.
    • Indicador: Porcentaje de los que repetirían otro año
    • Objetivo: 85%
    • Se medirá a través de una encuesta a los asistentes.
• Hitos.
  • Vamos marcando fechas concretas y el avance que debe llevar el proyecto a esa fecha.
  • No es necesario marcar todos los hitos al principio, sino que se pueden ir decidiendo sobre la marcha. En nuestro caso lo solemos marcar cada mes, se trata de comprometerse a ir aportando algo de valor, algo tangible, para no dejarlo todo para el final.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019.
    • 31 de enero:  Cerrada agenda con potentes, actualizada y publicada la página lifeissoft.com y contratada la sala para el evento. MARCO de VIGO.
• Documentación.
  • En este apartado recopilamos los enlaces a cualquier otro documento o url de interés para el proyecto. Se trata de tener concentrada toda la información relevante del proyecto en un único documento.
  • Ejemplo. Proyecto life is soft 2019.
    • Enlace a la página pública lifeissoft.com.
    • Enlace al documento de hoja de cálculo del presupuesto del proyecto.
    • Enlace al formulario de encuesta para los asistentes.
    • Etc.
• Tareas.
  • Fundamental, cada semana, en estas reuniones, hay que marcar las tareas a realizar (que, quien y para cuando) y hacer el seguimiento de las mismas.
  • En el documento del proyecto creamos una tabla con tareas pendientes y otra de tareas realizadas. Revisar el cuadro de tareas pendientes es uno de puntos fijos en cada reunión semanal.
• Actas.
  • En cada reunión se comentan los avances de esa semana y se debaten los temas que sean necesarios y que cada uno haya aportado previamente al acta.
  • En este apartado quedan registradas todas las actas, que hay que trabajar previamente durante la semana.

Tenemos un máximo de media hora, así que es importante que se prepare la reunión a lo largo de la semana, que aquel que logre un avance lo refleje en el acta, que el que finalice una tarea lo refleje en el cuadro de tareas, etc.

Lo bueno también de las reuniones semanales es que así prácticamente cualquier tema puede esperar a la reunión, no es necesario planificar otras reuniones, los temas de debate que puedan surgir  durante la semana se añaden al acta y se trata en la reunión.

Esa reunión debe centrarse en decidir los siguientes pasos y concretar las tareas.

Conclusión

Después de muchos años e iteraciones, esa es la forma que hemos encontrado y con la que nos sentimos cómodos, aunque seguro que seguiremos realizando cambios y mejoras durante los próximos años.

El resultado de muchos proyectos, que no todos, avala que es un método que nos ayuda muchísimo a salir del manido “día a día” para conseguir objetivos ambiciosos, novedades de la plataforma muy importantes para nuestros clientes o mejoras radicales en productos y servicios.